Comment annuler, déplacer ou reporter un événement ?

Si un motif impérieux vous force à faire des modifications de date ou de lieu alors que votre billetterie a déjà été mise en production, il est nécessaire de suivre les étapes suivantes :

1. Rendez-vous dans l’administration des événements depuis Kronos (e.g. Exploitation -> Séances)
2. Commencez par empêcher l’achat ou la réservation de places supplémentaires sur la séance à modifier en réduisant tous les contingents à leur valeur minimale depuis l’onglet « Contingents » ;
3. Depuis l’onglet « Billets », exportez l’ensemble des réservations de la séance dans un fichier Excel ;
4. Toujours depuis l’onglet « Billets », remboursez chacun des tickets achetés pour cet événement, annulez pour chaque abonnement la ou les réservations pour cet événement. Dans le cas d’un report ou d’un déplacement de salle, choisissez toujours le mode de remboursement « Espèces » afin de pouvoir refaire les mêmes achats dans une prochaine étape ;
5. Une fois que toutes les réservations et tickets ont été annulés, vous pouvez supprimer la séance depuis Kronos (icône poubelle depuis la liste des événements) ;
6. Si vous souhaitez déplacer ou reporter l’événement plutôt que de l’annuler purement et simplement, créez maintenant une nouvelle séance ou un nouvel événement avec les nouvelles données dans votre outil de programmation (Kronos, Eventival, Filemaker, etc.) ;
7. Importez la nouvelle séance depuis Kronos (« Synchroniser avec Ticketack ») ;
8. Achetez chacun des billets qui était dans l’export Excel que vous avez réalisé à l’étape 3. en choisissant le mode de paiement « Espèces », dans la même caisse que celle sélectionnée éventuellement au point 4, indiquez bien l’adresse e-mail du client dans l’interface de vente (si vous ne disposez pas de ce champ, demandez-nous de le rajouter) de sorte qu’il reçoive ses nouveaux tickets. Faites également les réservations pour les porteurs d’abonnements, ceux-ci seront informés par e-mail des changements que vous avez réalisés.
9. Si vous le souhaitez, faites un publipostage à partir du fichier Excel afin de prévenir vos clients des changements que vous avez apporté, précisez-leur que leur ancien ticket n’est plus valable et qu’ils en ont reçu un nouveau ou, dans le cas d’une annulation complète, qu’ils seront remboursés. Pour les porteurs d’abonnement, vous pouvez leur indiquer que leur abonnement sera automatiquement valable pour la séance déplacée.