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Comment exploiter le tableau Trello ou Asana mis à disposition ?

Principe général

Nous mettons en place pour votre événement un Tableau Trello qui nous permet de communiquer de façon optimale avec votre équipe et vous permet à nous et à vous d’avoir un aperçu général des tâches en cours ou à réaliser pour mener à bien notre projet commun.

Définitions

Tableau

Le tableau Trello est l’ensemble des colonnes et des cartes relatives à votre événement. Il peut être considéré comme un grand tableau blanc où sont accrochés des Post-its (cartes)qui seront déplacés d’une colonne à l’autre à mesure de leur complétion.

Carte

Les cartes Trello peuvent être considérées comme des Post-its relatifs à une tâche ou un groupe de tâches nécessaires à mener à bien votre événement.

Chaque carte dispose d’un titre, d’une description, éventuellement de pièces jointes, listes à cocher, de membres.

Une date d’échéance peut en outre être associé à une carte.

Colonne

Les colonnes permettent de grouper des cartes par catégorie. Les cartes voyages en principe d’une colonne à l’autre au fur et à mesure de leur cycle de vie (en général de gauche à droite). Une description des colonnes définies pour votre événement est disponible ci-après.

Colonnes

Planning

Cette colonne contient les prochaines étapes du planning.

Les cartes sont classées par date d’échéance croissante.

Si une des étapes du planning nécessite une réponse ou un travail de votre part ou de Net Oxygen, elle doit être déplacée dans une des deux colonnes de droite.

Lorsque l’étape est terminée, la carte vient s’ajouter au planning de la prochaine édition (colonne tout à droite).

Bloqué / en attente d’informations de votre part

Cette colonne contient les cartes qui doivent être traitées par vos soins.

Les cartes qui apparaissent en premier sont celles qui nous semblent le plus bloquant et qui risquent de retarder le planning.

Lorsque vous avez fourni les informations nécessaires ou avez une question par rapport à une des cartes de cette colonne, il suffit de la déplacer dans la colonne juste à droite En attente de Net Oxygen, pour que nous y donnions la suite nécessaire (classement, ou nouvelle réponse).

En attente de Net Oxygen

Cette colonne contient les cartes qui doivent être classées ou traitées par Net Oxygen.

Les cartes qui apparaissent en premier sont celles qui sont considérées par le festival comme étant le plus urgent.

Lorsque Net Oxygen a pris connaissance de cette carte, elle sera déplacée vers une des colonnes de droite pour son traitement, ou, s’il manque des informations, dans la colonne de gauche Bloqué, en attente de retour de votre part.

Traitement en cours

Cette colonne contient les cartes qui sont en cours de traitement par Net Oxygen.

Les cartes qui apparaissent en premier sont celles qui seront traitées en premier le plus urgent.

Lorsque Net Oxygen aura fini de traiter une carte dans cette colonne, elle sera déplacée vers une des colonnes de droite pour son classement, ou, si une confirmation est nécessaire, dans la colonne de gauche Bloqué / en attente de retour de votre part.

Fait

Cette colonne contient les cartes qui sont considérées comme terminées et sert d’archive.

Les cartes de cette colonne sont placées ici par Net Oxygen, celles qui apparaissent en premier sont celles qui ont été terminées le plus récemment.

Si une carte de cette colonne n’est en fait pas terminée, merci de la déplacer dans en attente de Net Oxygen avec un commentaire pour que nous puissions la retraiter.

Prochaine édition / à discuter

Cette colonne contient les cartes qui devront être discutées pour une prochaine édition ou qui doivent donner lieu à une estimation de la part de Net Oxygen.

Les cartes de cette colonne sont classée par ordre de priorité décroissant.

Planning prochaine édition

Cette colonne contient les prochaines étapes du planning de la prochaine édition du festival.

Les cartes du planning de l’édition en cours sont déplacées au fur et à mesure dans cette colonne.

Les cartes ne sont pas forcément encore classées par date et les dates ne sont pas encore à jour.

Astuces

Que faire si vous n’obtenez pas de réponse ?

Il peut arriver que vous n’obteniez pas de réponse à vos questions dans un temps satisfaisant pour diverses raisons (oubli de notifier un utilisateur, surcharge passagère, etc.). Si cela devait malheureusement arriver, nous vous recommandons de nous contacter par téléphone et d’indiquer à notre collaborateur la carte Trello concernée.

Notifier un utilisateur

Afin de notifier un utilisateur (collaborateur de Net Oxygen ou un de vos propres collègues membre du tableau Trello), il suffit de taper le symbole @ suivi du nom d’utilisateur de la personne (le système vous proposera de compléter son nom automatiquement).

Par exemple :

@jonathanernst peux-tu nous indiuqer à quelle date le matériel sera livré ?

Une notification push et un e-mail sera ainsi automatiquement envoyé à Jonathan Ernst dans cet exemple.

Citer une tout ou partie d’un message précédent

Afin de citer tout ou partie d’un message, il suffit de faire précéder la citation du symbole plus grand que (>).

Par exemple :

> Souhaitez-vous autoriser vos visiteurs à annuler des réservations

Oui

Informations à nous fournir

Merci de nous indiquer les membres de votre équipe et de vos partenaires qui ont un intérêt à collaborer avec nous à travers votre tableau Trello afin que nous les invitions à le rejoindre.

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