Comment changer la séance d’un billet déjà acheté (erreur de date) ?

Cas typique : une spectatrice a acheté son billet en ligne mais s’est trompée de date (ou de séance). Vous voulez lui donner une place sur la bonne séance depuis le point de vente, sans mouvement d’argent réel et sans déséquilibrer la caisse.

Il n’existe pas de bouton « échanger / changer de séance » pour un billet individuel. La méthode recommandée est un remboursement en espèces (sans rendre d’argent) suivi d’un rachat en espèces (sans encaisser d’argent) sur la nouvelle séance.

Principe

1. Annuler / rembourser le billet erroné en choisissant le moyen Espèces, sans remettre d’argent à la personne.
2. Vendre immédiatement le billet de la bonne séance et le régler aussi en Espèces, sans prendre d’argent.
3. Envoyer le nouveau billet au client (voir plus bas).

Si les deux montants sont identiques et traités sur la même caisse ouverte, l’opération est neutre comptablement sur le fond de caisse espèces : une écriture négative (−X) puis une écriture positive (+X) s’annulent. Les deux lignes restent visibles dans le relevé (remboursement + vente), mais le solde espèces de la caisse ne bouge pas.

Si le nouveau tarif est différent, la différence (espèces en plus ou en moins) est un vrai mouvement de caisse : à gérer consciemment avec la cliente.

Étape 1 — Rembourser le billet erroné en espèces

1. Sur le point de vente, ouvrez le panier / Dernières ventes, ou cherchez le billet (e-mail, nom, numéro de billet).
2. Ouvrez la vente ou la fiche billet, puis Rembourser (un seul billet) ou Tout rembourser si toute la vente est concernée.
3. Choisissez le mode Espèces — même si l’achat d’origine était en ligne (carte). Ne rendez pas d’argent liquide.

Détails généraux sur les remboursements : Faire un remboursement sur une vente.

Pourquoi pas le remboursement carte / Proxypay ? Un remboursement sur le moyen d’origine remettrait l’argent sur la carte (délai bancaire) et vous forcerait ensuite à re-encaisser le nouveau billet. Le couple espèces / espèces évite tout flux réel et reste immédiat.

E-mail de remboursement : un remboursement en espèces peut générer un message du type « Le montant a été remboursé en espèces ». Si vous ne souhaitez pas l’envoyer au client lors de ces échanges, vous pouvez désactiver les e-mails de confirmation de remboursement pour le moyen Espèces dans les paramètres de paiement Kronos.

Étape 2 — Racheter la bonne séance en espèces

1. Toujours sur le point de vente, sélectionnez la bonne séance et le même tarif (ou le tarif convenu).
2. Ajoutez la place au panier et validez le paiement en Espèces, sans encaisser d’argent.
3. Imprimez le billet si besoin, et/ou envoyez-le par e-mail (étape suivante).

Étape 3 — Envoyer le nouveau billet au client

A. Pendant le checkout du point de vente (recommandé)

Si le champ E-mail est affiché dans le panier POS, saisissez l’adresse de la spectatrice avant de valider le paiement. La confirmation de commande (avec les billets) lui est alors envoyée automatiquement.

Pour afficher ce champ : Paramètres → Vente sur place , ajoutez email dans Données acheteur opt. (ou Données acheteur obl. si vous voulez le rendre obligatoire).

B. Manuellement depuis Kronos

Si le billet a déjà été vendu sans e-mail, ou pour renvoyer un PDF :

1. Ouvrez Billets (ou la fiche client / séance concernée).
2. Sélectionnez le(s) billet(s) puis utilisez l’action Envoyer un e-mail.
3. Choisissez un modèle adapté (confirmation / billets) et l’adresse du destinataire.

Points d’attention

• Travaillez sur une caisse non clôturée et respectez votre politique de remboursement Kronos.
• Vérifiez que la bonne séance a encore de la disponibilité (et un siège libre si plan de salle).
• Informez la cliente que l’ancien billet / QR n’est plus valable.
• Cette procédure concerne un billet individuel. Pour déplacer toute une séance (date / lieu pour tous les détenteurs), voir plutôt l’assistant d’impact sur les séances dans Kronos.